Juntas Generales de Accionistas no presenciales

Por: Allison Salazar y Adriana Zegarra

A propósito de la Junta Obligatoria Anual a distancia

La Ley General de Sociedades establece que las Juntas Generales de Accionistas deben reunirse al menos una vez al año, entre los meses de enero y marzo, para evaluar la gestión social y los resultados económicos del ejercicio anterior, elegir los miembros del directorio y fijar su retribución, designar auditores externos, entre otros temas.

Sin embargo, ¿Qué sucede cuando los socios, directores y gerentes no pueden estar presentes en el lugar del domicilio social en el momento de la Junta? La respuesta es simple: la tecnología.

Desde el año 2021, la Ley General de Sociedades ha permitido las sesiones y el ejercicio de los derechos de voz y voto no presenciales con la misma validez que las sesiones presenciales.

Juntas de accionistas no presenciales

Esta modificación busca garantizar la identificación, comunicación, participación, el ejercicio de los derechos de voz y voto de sus miembros y el correcto desarrollo de la sesión. Por lo tanto, es importante considerar lo siguiente para el adecuado desarrollo de la Junta de Accionistas no presencial:

1. Convocatoria: Podrá ser hecha por medios electrónicos u otros que permitan la obtención de una constancia de recepción.
2. Derecho al voto no presencial: Será posible mediante la firma digital, medios electrónicos u otros de similar naturaleza, así como por medio escrito con firma legalizada.
3. Actas de las sesiones: Deberán estar firmadas por escrito o digitalmente e insertadas en el libro de actas correspondiente.
4. Adecuación del Estatuto: Las sociedades que opten por realizar sesiones no presenciales deben adecuar sus Estatutos para tal fin. Esta sesión también podrá ser realizada de manera no presencial.
5. Naturaleza digital: Adicionalmente, las actas también podrán ser almacenadas en medios electrónicos u otros de similar naturaleza que garanticen su conservación, autenticidad y legitimidad.

La digitalización de las Juntas de Accionistas no solo permite conectar a los socios en diferentes ubicaciones de forma simultánea, sino que también permite gestionar con mayor eficiencia los negocios, lograr una mayor participación y facilitar la toma de decisiones. Además, otorga un soporte electrónico de los acuerdos cuyo registro brinda mayor seguridad en el entorno societario, lo cual se vería reflejado en el fortalecimiento de las relaciones entre los accionistas y los órganos de dirección.

Problemas en la digitalización de actas

Sin embargo, la digitalización de las juntas no debe ser vista como una oportunidad para acciones ilegítimas que atenten contra la legalidad de la sesión y de su correspondiente acta. Por ello, es necesario implementar herramientas de seguridad que protejan los soportes electrónicos generados en estas sesiones, desde un registro cronológico de asistencia de los participantes, el uso de QR, usuarios y claves de acceso para el ingreso a las sesiones, la grabación de la junta hasta sistemas de encriptación y blockchain.

Las tecnologías de la información son medios cada vez más accesibles en el campo societario y, en consecuencia, su adecuación podrá ser gradual y acorde a los objetivos de cada empresa. Siempre que se tengan en cuenta los mecanismos de seguridad suficientes, la mayor eficiencia de las actividades estará garantizada.